COMMIS A LA LOGISTIQUE / CHAUFFEUR

Grade: FTA Local · Schedule: Full time

Contexte Organisationnel :

OCHA en Haïti a pour mandat de coordonner l’assistance humanitaire. Pour ce faire, il dispose d’un bureau de représentation à Port-au-Prince, de sous-bureaux à Gonaives et aux Cayes ainsi que d’une antenne au Cap-Haitien. Le Commis à la logistique / chauffeur jouera un rôle important au sein de l’Unite Administration et Finances dans la gestion de matériel et l’appui logistique aux activités du bureau OCHA Haiti.

En tant que chauffeur, il pourra également être amené à effectuer des missions sur le terrain.

Le commis à la logistique/chauffeur sera supervisé par l’Assistante à l’Administration et Finances.

Responsabilités /Résultats clés attendus:

Sous la supervision générale du responsable de l’Administration et directe l’Assistante à l’Administration et Finances, l’intéressé(e) exécutera les tâches suivantes :

1. Assurer l’appui logistique au personnel et partenaires du bureau OCHA Haiti en visite ou en transit au Cap-Haitien

• Conduire le véhicule officiel qui lui est affecté ;
• Réserver de chambres l’hôtels en faveur du pesonnel et des partenaires du bureau ;
• Assister le personnel et visiteurs lors des formalités de départ et l’arrivée à l’aéroport de Cap-Haitien
• Assurer le transport et installation du personnel ainsi que des partenaires OCHA dans les lieux de séjour reservés ;
• Apporter l’appui logistique à l’organisation des activités du bureau au Cap-Haitien et dans les environs
• Préparer et soutenir les missions prévues à Cap-Haitien et dans les environs.

2. Soutenir l’Assistante à l’Administration et Finances dans la gestion de fournitures et matériel du bureau

• Réceptionner les livraisons des commandes bes biens et services du bureau effectués au Cap-Haitien ;
• Assurer la gestion de fournitures et du matériel de l’antenne de Cap-Haitien ;
• Préparer et assurer les expéditions matériel, fournitures et courrier du bureau accompagnés d’une liste de colisage(bordereau d’expédition) ;
• Soutenir le contrôle périodique de matériel du bureau ainsi que la préparation des rapports d’inventaires et de gestion de stock de l’Assistante à l’administration et Finances ;
• Soutenir la préparation les demandes de réparation/entretien des véhicules et autres équipements du bureau ;
• Assurer le suivi des réparations et entretien des véhicules et autres équipements de l’antenne du Cap-Haitien.

3. Appuyer l’Assistante à l’Administration et Finances dans les gestion du carburant

• Assurer l’approvisionnement en carburant du véhicule mis à sa disposition ;
• Assurer le suivi de la consommation du stock de carburant mis à sa disposition et alerter son superviseur en cas de menace de rupture de stock ;
• Soutenir la préparation du rapport mensuel d’utilisation de carburant du bureau ;

4. Soutenir L’Assistante à l’Administration et Finances dans gestion des locaux de l’antenne OCHA Cap-Haitien

• Superviser le nettoyage et entretien quotidien du bâtiment abritant l’antenne du Cap-Haitien ;
• Déceler les éventuels besoins de maintenance et réparations nécessaires au bon fonctionnement de l’antenne ;
• Accomplir toute autre tâche à la demande de son superviseur direct ou indirect dans l’exercice de ses fonctions.

Résultats attendus :

 Appui logistique complet et ponctuel au personnel/partenaires OCHA Haiti ;

 Transport sécurisé et assistance aéroportuaire efficace ;

 Gestion fiable des fournitures, inventaires et réparations ;

 Suivi rigoureux du carburant et rapports mensuels exacts ;

 Supervision quotidienne du bâtiment et détection proactive des besoins de maintenance ;

 Réception/expédition de biens conforme et documentation systématique.

Facteurs critiques de succès:

1.Pour les tâches de chauffeur

• Avoir des notions de mécanique /d’ électricité automobile ;
• Une bonne connaissance des règles et procédures liées à l’utilisation et conduite des véhicules du système des Nations unies constitue un atout ;
• Maîtrise des systèmes de communication HF et VHF.

• 2.Pour les tâches logistiques

• Bonne connaissance de la préparation et organisation des voyages ;
• Avoir des notions de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion de stock de fournitures et de matériel de bureau ;
• Bonne connaissance de la gestion de transport et expédition de matériel ;
• Notions de maintenance et d’entretien de matériel de bureau ;

• Bonne connaissance du protocole et des questions relatives aux consignes de sécurité dans le pays.

  VALEURS MORALES :

• Démontrer son attachement aux missions, idéaux et valeurs de OCHA ;
• Respecter les différences personnelles et culturelles (genre, religion, race, nationalité,..etc).

Qualifications requises:

Formation :

• Diplôme de fin d’etudes secondaires est requis ;
• Permis de conduite valide, catégorie B au moins ;

Expérience professionnelle :

• Trois (3) années d’expérience dans le domaine de l’administration/logistique et conduite de vehicule ;
• Experience pertinente au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale reconue.

Valeur et Compétences requises :

1. Professionalisme

• Démonstration d’une bonne compréhension des tâches lui assignées ;
• Sens de responsabilité dans les interactions avec les clients ;
• Aptitude à gérer l’information de manière objective, précise et confidentielle ; réactivité et orientation des clients.
• Développer des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;
• Identifier les activités et tâches prioritaires ;
• Modifier les priorités selon les besoins ;
• Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener ses tâches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification ;

2.Planification et organisation

Suivre l’exécution des plans et actions si nécessaires et utiliser le temps efficacement.

3.Souci du client

• Considèrer tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et chercher à voir les choses du point de vue des clients ;
• Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
• Identifier les besoins des clients et leur trouver des solutions appropriées ;
• Surveiller les développements en cours à l’intérieur et hors de l’environnement des clients et se tenir informé pour anticiper sur les problèmes ;
• Tenir les clients informés des progrès ou des reculs dans les projets et respecter les rendez-vous.

Connaissances linguistiques:

• Bonne connaissance du Français (lu et écrit) ;
• Des notions en anglais seraient un atout