Administration Coordinator

Grade: Professional · Schedule: Full time

BUT DU POSTE :

Sous la supervision du HR & Administration Director, l’Administration Coordinator assure la coordination nationale de toutes les fonctions administratives de l’Organisation, en garantissant l’harmonisation des procédures et le respect des standards administratifs dans l’ensemble des bureaux. Il supervise directement la gestion administrative du bureau de Kinshasa et apporte un appui technique aux bureaux terrain sur toutes les questions administratives. Il veille également à la gestion des baux, assurances, autorisations et autres obligations administratives, à la conformité avec la législation applicable aux ONG internationales en RDC, ainsi qu’au maintien de relations efficaces avec les ministères et afin de soutenir les opérations de l’Organisation.

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

• Veiller à la conformité des opérations avec la législation congolaise applicable aux ONG internationales.
• Assurer l’obtention et le renouvellement des autorisations, agréments et autres documents réglementaires requis.
• Maintenir des relations de travail constructives avec les autorités compétentes et autres partenaires institutionnels.
• Coordonner, le cas échéant, le suivi des dossiers juridiques avec les conseillers légaux.
• Assurer la coordination nationale de toutes les activités administratives de l’Organisation en RDC.
• Veiller à l’application harmonisée des politiques, procédures et outils administratifs dans l’ensemble des bureaux du pays.
• Superviser les activités administratives et assurer une communication efficace entre le bureau national et les bureaux terrain.
• Centraliser et suivre les dossiers administratifs stratégiques de l’Organisation.
• Superviser la gestion administrative du bureau de Kinshasa ainsi que les services généraux associés.
• Assurer la gestion et le suivi des baux, assurances, contrats de services et autres engagements administratifs de l’Organisation au niveau national.
• Veiller à la bonne gestion du bureau Kinshasa, des résidences et autres actifs administratifs.
• Coordonner les déplacements professionnels du personnel et des visiteurs, en veillant au respect des procédures internes et des exigences administratives.
• Assurer la coordination du protocole dans le cadre des mouvements internes, des visites officielles, réunions et événements organisés par l’Organisation.
• Superviser l’organisation logistique et l’hébergement des visiteurs, partenaires et membres du personnel en mission à Kinshasa.
• Assurer la coordination avec les équipes terrain pour la préparation, l'accueil et le suivi administratif des visiteurs en déplacement dans les bases.
• Fournir un appui technique aux managers et équipes administratives des bureaux terrain.
• Assurer l’induction administrative des staffs séniors et accompagner les équipes dans la résolution des problématiques administratives.
• Identifier les besoins de renforcement des capacités et mettre en œuvre les actions de développement appropriées.
• Élaborer et suivre le calendrier annuel des obligations administratives de l’Organisation.
• Analyser les rapports administratifs des bureaux et soumettre à la Direction les principaux constats, risques et recommandations.
• Produire les rapports et indicateurs nécessaires au suivi de la performance administrative.
• Coordonner les formalités administratives relatives à l’entrée, au séjour et à l’intégration du personnel international en RDC.
• Sauvegarde de l’enfant
• Signaler toutes les allégations de Sauvegarde conformément aux procédures locales.
• Alerter toute suspicion de cas de Sauvegarde en conformité avec la procédure locale de signalement.
• Sur instruction du Country Director, participer aux investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde signalés.
• Signaler aux points focaux Sauvegarde les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et volontaires qui seraient non-formés sur la Sauvegarde et contribuer aux efforts de formation – Induction et refresh ;
• Contribuer aux identifications et analyse des risques Sauvegarde initiaux et émergents.
• Faire apparaître toutes les exigences en matière de sauvegarde dans le processus de sélection et de vérification des fournisseurs et sous-traitants.
• Annexer à chaque contrat les politiques relatives à la sauvegarde ainsi qu’à l’esclavage moderne.
• Sensibiliser les fournisseurs et les sous-traitants ayant un accès direct aux sites de mise en œuvre des projets de SCI et les fournisseurs locaux sur la sauvegarde.
• COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)
• Responsabilité:
• S’approprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l'exemplarité des valeurs de Save the Children
• Accompagne l'équipe et les partenaires devant s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
• Ambition:
• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle globale.
• Collaboration:
• construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• Agit comme un employé accessible, à l'écoute, avec qui il est facile de communiquer.
• Créativité:
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
• Disposé à prendre des risques encadrés.
• Intégrité:
• honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégrité
• QUALIFICATIONS
• Etre détenteur d’un Diplôme de Licence en Administration, Droit, Sciences économiques ou domaines connexes.
• Une formation complémentaire en gestion administrative des ONG Internationales.
• EXPERIENCE ET COMPETENCES
• Minimum de 5 ans d’expérience progressive en administration, dont au moins 3 ans à un poste de supervision ou de coordination au sein d’une ONG internationale ou d’autres organisations internationales.
• Expérience en coordination d’activités administratives couvrant plusieurs sites ou bureaux.
• Expérience dans la gestion des relations avec les autorités administratives et le suivi des obligations légales et réglementaires.
• Expérience dans la gestion des contrats administratifs (baux, assurances, prestations de services) et des services généraux.
• Expérience dans la coordination des voyages, du protocole et de l'accueil des visiteurs nationaux et internationaux.
• Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire applicable aux ONG internationales en RDC.
• Solides compétences en planification, organisation et coordination.
• Capacité à superviser et accompagner des équipes à distance.
• Excellentes aptitudes en communication, relations institutionnelles et résolution de problèmes.
• Maîtrise des outils informatiques courants (Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams).
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.

Bonne connaissance de l’anglais professionnel