Administration Assistant

Grade: Professional · Schedule: Full time

BUT DU POSTE :

Le/la titulaire du poste apporte un soutien administratif quotidien aux différents départements et membres du personnel basés au bureau de Kinshasa

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

• S’assurer que l’Administration du bureau de Kinshasa satisfait aux besoins du bureau et de tous les départements dans le respect des procédures de Save the Children International en RDC ;
• Assurer les tâches administratives courantes du bureau, notamment la préparation, le traitement, le classement et l’archivage des documents ;
• Gérer les courriers entrants et sortants en maintenant à jour l’enregistrement et le classement ;
• Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation des documents administratifs ;
• Assurer le suivi des fournitures, consommables de bureau, y compris leur réception, rangement et distribution ;
• Veiller au bon ordre et à la fonctionnalité des espaces de travail et signaler les besoins de maintenance ou réparation ;
• Appuyer les mouvements, installations ou réaménagements des espaces de travail ;
• Assurer l’accueil, au filtrage et l’orientation des visiteurs ;
• Préparer la salle, équipements, fournitures et documents nécessaires aux réunions, formations et autres événements organisés par le bureau ;
• Apporter un appui administratif à l’organisation des déplacements et hébergement du personnel et des visiteurs selon les instructions reçues ;
• Collecter et transmettre les informations et documents nécessaires au suivi administratif des prestataires de services ;
• Répondre aux demandes administratives courantes du personnel et fournir un service efficace et orienté vers les utilisateurs ;
• Préparer les documents et pièces justificatives nécessaires aux demandes d’achat et de paiement qui lui sont confiées, conformément aux procédures ;
• Assister l’Admin. Coordinator dans la gestion des différents dossiers administratifs ;
• Préparer les paiements liés au département administratif ;
• Préparer les dossiers de paiement des agents occasionnels et consultants et les transmettre aux finances ;
• Fournir un appui administratif et bureautique aux membres de l’équipe de Direction, selon les besoins et les demandes formulées ;
• Contribuer à la rédaction des minutes des réunions ;
• Mettre à jour la liste de présence, la placer pour signature hebdomadaire et la retirer pour classement Responsabilités de Sauvegarde
• Signaler toutes les allégations de Sauvegarde conformément aux procédures locales
• Alerter toute suspicion de cas de Sauvegarde en conformité avec la procédure locale de signalement ;
• Sur instruction du Country Director, participer aux investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde signalés ;
• Signaler aux points focaux Sauvegarde les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et volontaires qui seraient non-formés sur la Sauvegarde et contribuer aux efforts de formation – Induction et refresh ;

Contribuer aux identifications et analyse des risques Sauvegarde (initiaux et émergents) dans le cadre de vos secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectif.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)

Responsabilité:

• S’appproprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l'exemplarité des valeurs de Save the Children
• Accompagne l'équipe et les partenaires devant s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle globale.

Collaboration:

• construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• Agit comme un employé accessible, à l'écoute, avec qui il est facile de communiquer.

Créativité:

• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices

• Disposé à prendre des risques encadrés.

  Intégrité:

• Honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégrité.

  QUALIFICATIONS

Etre détenteur d’un diplôme de Graduat ‘minimum) en Droit, en gestion des Ressources Humaines, gestion administrative et du personnel ou un domaine connexe.

EXPERIENCE ET COMPETENCES

• Avoir au minimum 1 année d’expérience professionnelle en gestion administrative des ONG en RDC ;
• Connaissance du code du travail, des lois sociales, décrets, arrêtés, règlements administratifs ou autres dispositions y relatives, en RDC ;
• Expérience et/ou formation en gestion du personnel ;
• Bonne capacité d’analyse et esprit méthodique ;
• Avoir un bon sens de l’organisation, de planification et de hiérarchisation des tâches dans le respect des deadlines ;
• Avoir une bonne capacité de communication écrite et orale en français ;
• Avoir bonne connaissance de l’outil informatique Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint, outlook, internet,utilisation des bases des données) ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et quelque peu sous pression ;
• S’engager de manière ferme à respecter les valeurs et politiques de Save the Children ;
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée ;
• La connaissance de l’Anglais serait un atout.