Administration & Liaison Officer CAR Bangui

Grade: Professional · Schedule: Full time

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa stratégie 2027-2030, le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) en République Centrafricaine évolue dans un environnement marqué par une réduction des financements humanitaires, une réorganisation progressive de son empreinte opérationnelle ainsi que la transition vers un modèle de gestion intégré entre les missions du Cameroun et de la République Centrafricaine. Cette évolution organisationnelle se traduit notamment par l'adaptation progressive de la présence opérationnelle de NRC sur le territoire, le développement de nouveaux hubs opérationnels, le renforcement des capacités de gestion à distance ainsi que le maintien d'une présence stratégique en République Centrafricaine afin d'assurer les relations avec les autorités, les bailleurs de fonds, les partenaires et les mécanismes nationaux de coordination. Dans ce contexte, NRC poursuit le renforcement de ses capacités opérationnelles et de support afin de garantir la continuité de ses programmes, le respect des exigences de conformité, une gestion efficiente des ressources ainsi que la mise en œuvre harmonisée de ses politiques, procédures et standards organisationnels.

Afin de contribuer à répondre aux défis de la réponse humanitaire et de garantir la continuité d’une mise en œuvre efficace et de qualité des projets, NRC recrute pour son bureau de Bangui un Officier en charge de l’administration et de la liaison en appui aux opérations terrain en RCA.

Le rôle du chargé de l'administration et de la liaison est de soutenir la gestion efficace de la documentation du NRC, des locaux (bureaux et maisons d'hôtes), des voyages et autres questions administratives.

A- Responsabilités générales

1. S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC ;
2. Mettre en œuvre le portefeuille de fonctions de support déléguées conformément au plan d'action ;
3. Préparer et élaborer des rapports d'activité selon les besoins de la direction ;
4. Promouvoir et partager des idées pour améliorer la fonction de support ;
5. Gestion administrative générale du bureau et mise en œuvre des politiques de bureau ;
6. Veiller à ce que les protocoles des bureaux et des logements de NRC soient respectés ;
7. S’assurer que les archives administratives sont utilisées et tenues à jour conformément à la réglementation du NRC (copies papier et électroniques) ;
8. Assurer un approvisionnement suffisant en fournitures de bureau et de papeterie ; gérer l'accueil ;
9. Responsable de l'organisation des voyages internationaux ;
10. Responsabilité générale de veiller à ce que les besoins en matière de voyage, d'hébergement et d'administration des visiteurs et consultants du NRC soient satisfaits, y compris le transport depuis et vers l'aéroport.

B- Responsabilités spécifiques

1. Documentation
• En collaboration avec le responsable/coordinateur RH, assurer la liaison avec les autorités compétentes pour le traitement des visas, permis de travail et titres de séjour du personnel international et des visiteurs , émission des ordres de mission, traitement des demandes de visa et gestion des questions d’immigration ;
• Point de contact auprès du HAC, l'agent administratif et de liaison assurera l'interface entre le NRC et les autorités concernant les documents officiels du NRC (enregistrement, autorisations, etc.), y compris les renouvellements, les services juridiques et les documents ;
• Réception et expédition des documents. Organisation des services de messagerie (courrier express, courrier officiel, signalétique…). Contrat de déménagement pour le personnel entrant et sortant du pays ;
• Kits de bienvenue, kits d'intégration pour les visiteurs/nouveaux employés ;
• Disposition des cartes d'identité et des cartes de visite ;
• Gestion des services de traduction de documents officiels sur demande.
2. Bureau et hébergement :
• Gestion des bureaux et des résidences, y compris la supervision du personnel affecté (agents d'entretien) : nettoyage, entretien, ouverture et fermeture des bureaux, paiement des factures d'électricité/d'eau, vérification du bon fonctionnement et de la sécurité du matériel de bureau ;
• Gestion des contrats de location pour tous types de locaux (bureaux, logements, entrepôts) : rédaction, renouvellements, résiliations, loyers, résolution des litiges avec les propriétaires ;
• Organiser l'hébergement des visiteurs et du personnel en résidences et hôtels, de la réservation à la facturation;
• Vérifie les normes de santé et de sécurité des bureaux et des maisons d'hôtes (conformément aux normes MOSS et MORSS) en collaboration avec le responsable de la santé et de la sécurité ;
• Fourniture de fournitures de bureau et de maisons d'hôtes, consommables et non consommables,
• Gérer les salles de réunion (occupation, mobilier, équipement) ;
Gestion des travaux d'entretien mineurs du bureau de Khartoum, y compris l'équipement et le mobilier de bureau, conformément aux accords passés avec le service des achats ;
• Assurer un approvisionnement suffisant en fournitures de bureau et de papeterie ; gérer l'accueil ;
• Entretien des maisons d'hôtes, de leurs équipements et de leurs fournitures.
3. Voyage:
• Responsable de l'organisation des voyages internationaux ;
• Responsabilité générale de veiller à ce que les besoins en matière de voyage, d'hébergement et d'administration des visiteurs et consultants du NRC soient satisfaits, y compris le transport depuis et vers l'aéroport ;
• Organisation du transport et de l'hébergement des visiteurs et du personnel, de la réservation à la facturation (aérien, routier, maritime), conformément aux procédures et accords-cadres en vigueur ;
• Coordination du fret et de l'expédition des bagages personnels des expatriés.
4. Autres:

• Gestion du crédit prépayé pour téléphones mobiles et des factures téléphoniques conformément à la politique mobile de NRC RCA ;
• Organisation de réunions et de lieux pour des événements généraux (accueil, départ du personnel, cérémonie de remise de prix, réunion du personnel, etc.) ou des services créatifs (renforcement d'équipe, motivation, etc.).

A- Compétences professionnelles générales

1. Minimum Bac+3 en gestion des ressources humaines, administration des affaires, droit du travail, sciences sociales ou dans un domaine connexe. Une certification professionnelle en gestion administrative constitue un atout ;
2. Minimum deux (02) à trois (03) ans d’expérience professionnelle progressive en tant qu'agent administratif ou Officier dans une fonction support dans un contexte humanitaire ;
3. Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
4. Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
5. Parler et écrire aisément le français ;
6. Bonne connaissance de l'anglais ;
7. Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.

B- Compétences, connaissances et expérience liées au contexte

1. Savoir s'exprimer devant des audiences variées ;
2. Connaissance approfondie des contextes social, culturel, économique et juridique de la zone d’intervention ;
3. La connaissance du sango constitue un atout ;
4. Forte capacité rédactionnelle;
5. Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
6. Sens du service, avec de solides compétences en organisation et en planification ;
7. Très accessible, digne de confiance et confidentiel ;
8. Bonnes aptitudes en diplomatie et en négociation ;
9. Souci du détail, aptitude à résoudre les problèmes, excellentes compétences en gestion du temps ;
10. Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle.

Nous offrons:
• Contrat de travail de 12 mois renouvelable selon la disponibilité des fonds
• Lieu de travail : Bangui avec 10% de déplacement sur le terrain.
• Salaire/Avantages : Grade 5 échelon 1 de la grille salariale de NRC CAR
• Date de debut souhaitée: Janvier 2027

NB: Ce poste est réservé aux candidat(e)s de nationalité centrafricaine et aux candidats étrangers disposant du droit légal de travailler en République centrafricaine.

Le NRC s'engage activement en faveur de la diversité et de l'inclusion et souscrit pleinement au principe de l'égalité des chances. Le recrutement est gratuit, le NRC ne demandera jamais de l'argent dans le cadre d'une procédure de recrutement.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.