Senior HR & Systems Officer

Grade: Professional · Schedule: Full time

BUT DU POSTE :

Le/La Senior HR & Systems Officer apportera sa contribution dans la mise en œuvre des stratégies HR de SCI en République démocratique du Congo suivant les standards et procédures internes.

Il/Elle sera responsable de la gestion opérationnelle des ressources humaines, couvrant notamment la gestion des congés, la coordination du processus de paie et des paiements de fin de contrat, la gestion des soins médicaux ainsi que l’administration et le suivi des systèmes RH.

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE:

1. Gestion de contrats de travail

• Coordonner les processus de notification de différents événements du cycle de contrat de travail du personnel, notamment, le renouvellement des contrats, confirmation au poste, les anciennetés, le changement des poste, fin de contrat… ;

1. Processus de remuneration du personnel

• Assurer la revue des pointages reçus et des documents y relatives (les notifications de changements divers, vérification des calculs des heures supplémentaires, les intérims, taches additionnelles, ...) ;
• Participer à la vérification des Payroll avant validation du DRH, produire différents documents et états de paies mensuels et veiller à leur signature par des personnes habilitées ;
• Veiller à l’application des dispositions légales et des procédures internes touchant à la paie – avantages ;
• Alerter toutes anomalies toutes anomalies constatées lors de la vérification initiale des états de paie proposées par le Payroll Provider ;
• S’assurer de l’exactitude des calculs suivant les données de pointages transmis au provider lors de la revue initiale du payroll ;
• S’assurer de la transparence du processus de la paie ;
• Tenir les statistiques annuelles de la paie ;
• Obtenir validation des états des paies mensuelles auprès des personnes compétentes ;
• Veiller à la transmission des Payroll et autres états de la paie à chaque bureau terrain et autres services requérants ;
• Veiller au classement et à l’archivage de toute la documentation en lien avec la rémunération du personnel ;
• Centraliser les réclamations en lien avec la rémunération, interagir avec la HRM pour les solutions idoines ;

• Participer aux différentes enquêtes salariales et processus de révision salariale

  Gestion des congés du personnel

• Veiller à la stricte application des dispositions légales et textes internes en matière congé (congé annuel, congé de circonstance, congé maladie, congé de fin d’année…) ;
• Alerter sur les soldes de congé en vue des actions conséquentes ;
• Gérer les actions liées aux reports et aux corrections des congés dans le system Oracle et répondre aux problèmes éventuels d’Oracle touchant au congé ;
• Faire l’interface des activités communes Finance - HR sur les congés (lien avec la paie et la préparation des codes pour les TS)
• Veiller que planification des congés soient faites dans chaque bureau et département ;

• Accompagner les HR de bureaux terrain dans le suivi de la mise en œuvre des planifications de congé.

  Soins Médicaux

• Participer activement aux actions et processus relatifs aux soins médicaux ;
• S’assurer de la production et à la revue des documents administratifs relatifs aux soins médicaux ; convention médicale, lettre de transfert ; diverses correspondances, …
• Centraliser les informations des ayants droits aux soins médicaux et veiller à leur mise à jour ;
• Assurer la tenue des statistiques de dépenses relatives aux soins médicaux ;
• S’assurer de l’existence et la validité des conventions avec les structures médicales ;
• Accompagner les processus initiés dans les bureaux terrain; suivre les échéances des renouvellements de conventions et des réévaluations des structures ;
• Veiller à ce que les structures médicales conventionnées respectent les minimums standards de SCI par rapport aux soins médicaux ;

• Gestion de transfert médical et servir de liaison avec les hôpitaux et/ou l’assureur en RDC et en dehors du pays.

  Systems

• Assurer l’administration des systems implémentés dans l’organisation ;
• Coordonner la mise à jour régulière des données/informations du personnel contenues dans les Systems SCI ;
• Apporter un support aux différents utilisateurs des Systems SCI et renforcer les capacités à du personnel à l’utilisation des systemes ;
• Alerter tout problème technique aux supports techniques en vue de leur résolution ;
• Participer activement aux activités de rollout des nouveaux systems ;
• Veiller à la qualité des données des différents systèmes des ressources humaines
• Veiller à l’effectivité des toutes les actions requises dans les systèmes : en début ; pendant et en fin de contrat de travail ;

• Produire et soumettre périodiquement différents rapports.

  Autres

• Produire et soumettre un rapport mensuel des activités sous sa responsabilité à la Direction des Ressources Humaines ;Participer à la revue des documents HR de son secteur soumis au DRH pour visa ;
• Participer aux activités d’Audit RH diligenté par la Direction RH ou par le SMT ;
• Tenir à jour les tracker des données d’exits et faire des analyses sur les différentes raisons des départs ;
• Assister le HRD dans la gestion des procédures disciplinaires et à la mise à jour du tracker des actions disciplinaires ;

• Apporter un appui au HR Officers des bureaux terrains dans l’obtention des signatures au niveau de la coordination Nationale.

  Responsabilités de Sauvegarde

• Signaler toutes les allégations de Sauvegarde conformément aux procédures locales
• Alerter toute suspicion de cas de Sauvegarde en conformité avec la procédure locale de signalement ;
• Sur instruction du Country Director, participer aux investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde signalés ;
• Signaler aux points focaux Sauvegarde les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et volontaires qui seraient non-formés sur la Sauvegarde et contribuer aux efforts de formation – Induction et refresh ;
• Contribuer aux identifications et analyse des risques Sauvegarde (initiaux et émergents) dans le cadre de vos secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectif.
• COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)
• Responsabilité:
• S’appproprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l'exemplarité des valeurs de Save the Children
• Accompagne l'équipe et les partenaires devant s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
• Ambition:
• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres

• orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle globale.

  Collaboration:

• construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle

• Agit comme un employé accessible, à l'écoute, avec qui il est facile de communiquer.

  Créativité:

• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices

• Disposé à prendre des risques encadrés.

  Intégrité:

• honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégrité

  QUALIFICATIONS

• Être détenteur d’un diplôme de Licence en Droit, Sciences économiques, en gestion, en administration ou dans un domaine apparenté.

  EXPERIENCE ET COMPETENCES

• Connaissance approfondie de la législation sociale congolaise et fiscalité
• Avoir 3 années d’expériences professionnelles pertinentes en gestion des Ressources Humaines en RDC, de préférence avec une ONGI. Avoir au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels courants de Micro Soft Office et d’utilisation des bases de données
• Être familier des systèmes de gestion d’informations du personnel, de gestion de temps de travail, et autres
• Aisance en communications orale et écrite en Français, la connaissance de l’Anglais est un atout considérable.
• Bonne capacité en rédaction, en rapportage et présentation.
• Sens élevé d’organisation de travail et en priorisation des taches.
• Disposé à travailler dans un environnement précaire.
• Apte à travailler dans un environnement multiculturel.